Un procès-verbal d'assemblée d'une association, aussi appelé PV d'association, PV d'AG d'association, PV d'assemblée générale d'association ou PV de réunion d'association, est le document écrit qui résume ce qui s'est passé pendant une assemblée générale.
Il peut notamment préciser les sujets examinés, les résolutions soumises au vote, les résultats des votes et les décisions adoptées.
En clair : le procès-verbal permet de conserver une trace des décisions prises et de la façon dont elles ont été adoptées.
Un PV peut notamment reprendre :
- La date et le lieu de l'assemblée ;
- Les membres présents ou représentés ;
- L'ordre du jour ;
- Les résolutions soumises au vote ;
- Les résultats des votes ;
- Les décisions prises.
Quand avez-vous besoin d'un procès-verbal d'association ?
Vous avez besoin de ce document après toute assemblée où des décisions ont été prises. Le PV s'applique à deux types d'assemblées :
Assemblée générale ordinaire (AGO)
Le PV d'AGO d'une association permet de consigner les décisions prises lors de l'assemblée générale ordinaire.
L'assemblée générale ordinaire est généralement utilisée pour les décisions courantes de l'association, selon les règles en vigueur. Elle couvre notamment :
- L'approbation des comptes et le rapport financier ;
- La présentation du rapport d'activité ;
- L'élection ou le renouvellement des dirigeants ;
- Le vote du budget prévisionnel ;
- L'admission de nouveaux membres, lorsque cette décision relève de l'assemblée.
Assemblée générale extraordinaire (AGE)
Le PV d'AGE d'une association permet de consigner les décisions prises lors de l'assemblée générale extraordinaire.
Elle se tient en dehors du calendrier habituel, pour des décisions importantes qui, selon les statuts de l'association, peuvent inclure :
- La modification du nom, de l'adresse ou du règlement intérieur ;
- Le changement du montant de la cotisation ;
- L’exclusion ou démission d'un membre ;
- Toute autre décision exceptionnelle pour l'association.
Une même assemblée peut prendre des décisions ordinaires et extraordinaires en même temps. Notre modèle couvre les deux cas.
Le procès-verbal d'assemblée d'une association est-il obligatoire ?
La loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association ne rend pas le procès-verbal obligatoire pour toutes les réunions d'une association. Toutefois, sa rédaction est fortement recommandée pour conserver une trace des décisions prises lors de l'assemblée.
Le procès-verbal peut devenir indispensable dans certains cas, notamment lorsqu'il est demandé comme justificatif par une banque ou une administration, par exemple pour une demande de subvention ou lors d'un changement de dirigeants.
Quels sont les avantages d'un bon PV d'assemblée ?
Un PV bien rédigé, c'est bien plus qu'une formalité. Voici ce qu'il vous apporte concrètement :
- Preuve des décisions : En cas de désaccord entre membres, le PV permet de conserver une trace de la décision prise et de la façon dont elle a été adoptée.
- Traçabilité : Retrouvez facilement ce qui a été voté, même plusieurs années après.
- Transparence : Un PV soigné montre le sérieux de votre association à vos membres, partenaires et financeurs.
- Démarches officielles : Certains changements doivent être déclarés en préfecture avec un extrait de PV.
- Protection : Il permet de conserver une trace du respect des règles prévues par les statuts lors des votes.
Sans procès-verbal, il peut être plus difficile de retrouver ce qui a été décidé et dans quelles conditions, ce qui peut favoriser les désaccords entre membres.
Comment rédiger un PV d'assemblée d'une association ?
Un bon PV doit contenir plusieurs éléments clés. Selon les décisions prises et les règles prévues par les statuts de votre association, il peut notamment reprendre les informations relatives à l'assemblée, à l'association, à l'ordre du jour, aux résolutions et aux résultats des votes.
Notre modèle vous guide pour renseigner les informations utiles à la préparation de votre document.
1. Les informations sur l'assemblée
Indiquez les informations permettant d'identifier et de décrire la réunion, notamment :
- La date et le lieu de l'assemblée ;
- L'identité du président de séance ;
- L'identité du secrétaire de séance, le cas échéant ;
- La liste des membres présents ou représentés, vous pouvez la saisir directement ou la joindre en annexe ;
- Les éventuelles informations relatives à la présence ou aux modalités de représentation.
2. Les informations sur l'association
Indiquez les informations permettant d'identifier l'association :
- Le nom de l'association ;
- L'adresse du siège social.
3. L'ordre du jour
Indiquez les sujets abordés pendant la réunion.
Notre modèle permet notamment de renseigner des sujets tels que :
- L’approbation des comptes ;
- Le rapport d'activité ;
- La nomination d'un président, d'un secrétaire ou d'un trésorier ;
- L'admission d'un nouveau membre ;
- La démission ou exclusion d'un membre ;
- La présentation du budget ;
- La modification du nom, de l'adresse ou du règlement intérieur ;
- La modification de la cotisation ;
- Tout autre sujet libre.
4. Le détail des résolutions
Pour chaque point de l'ordre du jour, vous précisez les décisions prises.
Par exemple :
- Pour les comptes : bénéfice ou perte, montant, répartition éventuelle ;
- Pour une nomination : nom de la personne élue, durée du mandat et date de prise de fonction ;
- Pour le budget : grandes lignes et détails chiffrés facultatifs ;
- Pour une modification : nouveau nom, nouvelle adresse ou description des changements ;
- Pour la cotisation : nouveau montant, fréquence et date d'entrée en vigueur ;
- Pour une résolution libre : description de toute autre décision prise.
Le procès-verbal peut également préciser les résultats des votes pour chaque résolution, notamment lorsque cela est nécessaire au regard des règles prévues par les statuts.
5. Les notes finales
Ajoutez toute information complémentaire utile, par exemple la date de la prochaine assemblée ou toute autre précision concernant le déroulement de la réunion.
Que faire après avoir rédigé le procès-verbal ?
Une fois le procès-verbal rédigé, vérifiez que les informations concernant l'assemblée et les décisions prises sont exactes.
Vous pouvez ensuite :
- Relire le procès-verbal pour vérifier les informations sur l'association, les participants, les résolutions et les résultats des votes.
- Faire signer le document conformément aux règles prévues par les statuts de votre association.
- Conserver le procès-verbal avec les autres documents liés à l'assemblée afin de pouvoir retrouver facilement l'historique des décisions de l'association.
- Effectuer les démarches nécessaires lorsque les décisions prises doivent faire l'objet d'une formalité administrative.
Procès-verbal d'assemblée d'association et procès-verbal de société : quelle différence ?
Ces deux documents ont le même objectif, enregistrer les décisions d'une réunion, mais ils ne s'adressent pas aux mêmes structures.
Le procès-verbal d'assemblée d'une association s'applique aux associations régies par la loi du 1er juillet 1901. Il couvre des sujets propres à la vie associative : activités, membres, dirigeants, budget et cotisation.
Le procès-verbal d'assemblée de société concerne les structures commerciales comme la SARL, la SAS ou la SA. Il porte notamment sur des sujets liés au fonctionnement de la société, comme le capital, la gérance ou les dividendes.
Si vous gérez une société, consultez nos modèles dédiés :
FAQ : procès-verbal d’association
